Stok ve Maliyet takibi yapılırken en çok istenen özelliklerden birisi de yapılan alımların, alımın yapıldığı firmaya işlenmesi ve bu sayede alım yapılan firmalarla bir Cari Hesap gibi çalışma isteğidir.

Örnek uygulamada yapacağımız tanımlamalarla alım yaparken tıpkı bir cari kart seçer gibi ilgili firmayı da seçerek yaptığımız alımların bu firmaya alacak kaydedebilecek ve sonra da bu firmalara ödeme yaparak hesabımızı takip edebileceğiz.

Hesapların Tanımlanması

Hesap Şablonları ve Hesapların Tanımlanması

Navigasyon ekranında bulunan Yönetim Menüsü > Hesaplar > Hesap Tipleri menüsünden Hesap Şablonu Ekle linki tıklanır.

Firma Hesap Şablonu Tanımlama

  • Adı: Hesap Şablonu için uygun adın yazılacağı alandır. (Örneğin; Firma Hesapları)
  • Filtre Tipi: Bu alanda Tümü şablonu seçilir.
  • Kurallar: Bu alanda Varsayılan şablonu seçilir.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanır.

Ürün Alış Hesapları Şablonu Tanımlama

  • Adı: Hesap Şablonu için uygun adın yazılacağı alandır. (Örneğin; Ürün Alış Hesapları)
  • Filtre Tipi: Bu alanda Tümü şablonu seçilir.
  • Kurallar: Bu alanda Varsayılan şablonu seçilir.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanır.

Hesap Şablonları tanımlandıktan sonra ürün alım hesap şablonu için yeni bir hesap tanımlanır. Bu hesap açılan tüm stokların tek bir hesaptan alım yapılmış olarak göstermekte kullanılır. Bu işlemi yapmak için Hesaplar > Hesaplar menüsünde bulunan Hesap Ekle linkine tıklanır.

  • Hesap Adı: Hesap adının yazılacağı alandır. (Örneğin; Stok – Ürün Alım Hesabı)
  • Hesap Şablonu: Bir önceki adımda tanımlanan ilgili hesap şablonu seçilir. (Ürün Alış Hesapları)

İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanır.

Hareket Tipi Tanımlama

Firmalara Borçlanma Hesap Hareketi Tipi

Bu hareket ile  stok alımı yaparken alınan ürün tutarı firmaya otomatik olarak alacak kaydedilecek ve aynı şekilde firmaya alacak kaydedilecek rakam ürün alış hesabına da borç olarak kaydedilecek.

Bu işlem için Hesaplar > Hareket Tipleri menüsünde bulunan Hesap Hareketi Tipi Ekle linkine tıklanır.

Firmalara Borçlanma Hesabı Hareketi Ekleme

  • Hesap Hareketi Tipi Adı: Hesap hareket tipi adının yazılacağı alandır. (Örneğin; Firmalara Borçlanma Hesabı Hareketi)
  • Kaynak Hesap Tipi (Borç): Bir önceki adımda tanımlanan Firma Hesapları şablonu seçilir.
  • Hedef Hesap Tipi (Alacak): Bir önceki adımda tanımlanan Ürün Alış Hesapları şablonu seçilir.
  • Varsayılan Hedef Hesabı: Bir önceki adımda tanımlanan Stok- Ürün Alım Hesabı şablonu seçilir.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanır.

Firmalara Nakit Ödeme Hareketi Ekleme

Firmalara para, mevcut ödeme hesaplarından ödeneceği için oluşturulacak hareket tipinde borçlu hesap tipi olarak ödeme hesapları, alacaklı hesap tipi ise firma hesapları seçilir. Alacak hesap tipi  burada boş bırakılır. Böylelikle ödeme anında istenilen firma seçimi yapılabilir.

  • Hesap Hareketi Tipi Adı: Hesap hareket tipi adının yazılacağı alandır. (Örneğin; Firmalara Nakit Ödeme Hareketi)
  • Kaynak Hesap Tipi (Borç): Ödeme Hesapları şablonu seçilir.
  • Hedef Hesap Tipi (Alacak): Önceki adımda tanımlanan Firma Hesapları şablonu seçilir.
  • Varsayılan Kaynak Hesabı:Nakit şablonu seçilir.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanır.

Firmalara Nakit Ödeme Yapabilmek için Doküman Tipi Oluşturma

Bir önceki adımda tanımlanan firmalara nakit ödeme yapabilmek hareketinin bir belge oluşturması için bir Doküman tipi olarak da tanımlanması gerekir..

Oluşturulacak bu doküman tipi, sonraki adımlarda tanımlanacak hesap ekranlarında kullanılmak üzere bir buton oluşturacak ve bu butona tıklanarak Firmalara ödeme hesaplarından nakit ödeme yapılabilecek.

Bu işlemi yapabilmek için Yönetim Menüsü > Hesaplar > Doküman Tipleri menüsünden Doküman Tipi Ekle linkine tıklanır.

  • Adı: Doküman tipi adının yazılacağı alandır. (Örneğin; Firmaya Nakit Ödeme Yap)
  • Düğme Başlığı: Butonun üzerindeki adın yazıldığı alandır. (Örneğin; Firmaya Nakit)
  • Düğme Rengi: Buton renginin belirlendiği alandır.
  • Hesap Şablonu: Firma Hesapları şablonu seçilir.
  • Varsayılan Tutar: [Bakiye] seçilir.
  • Açıklama Şablonu: Açıklama şablonunun yazıldığı alandır. (Örneğin; Firmaya Nakit Ödemesi)
  • Doküman Tipi > Hesap Hareketi Tipi Ekle: Bir önceki adımda tanımlanan hesap hareket tipi seçilir. (Firmalara Nakit Ödeme Hareketi)

İlgili işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna tıklanır.

Firmalarla İşlem Yapılacak Hesap Ekranın Oluşturulması

Hesap işlemlerinin navigasyon ekranında bulunan hesaplar ekranında gözükmesi ve buradan hem hesapları takip etme hem de ödemeleri yapmak için ayrı bir Hesap Ekranı tanımlamak gerekir. Bunun için Yönetim Menüsü > Hesaplar > Hesap Ekranları menüsünden Hesap Ekranı Ekle linkine tıklanır.

  • Adı: Hesap ekranı için verilecek adın yazıldığı alandır. (Örneğin; Firmalar)
  • Filtre Tipi: Tümü şablonu seçilir.
  • Ağaç Yapısında Göster: Kutucuk işaretlenerek aktif hale getirilir.
  • Hesap Şablonu > Seçiniz: Bu alanda Ürün Alış Hesapları ve Firma Hesapları seçilir. Seçim yapıldıktan sonra Detayları Göster kutucukları işaretlenir.

İlgili işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna tıklanır. Böylelikle hesaplar menüsünde firmalar hesap ekranı oluşturulmuş olur.

Firma Hesaplarını Tanımlama

Firmalar için tanımlanan hesap şablonunun altına çalışılan firma hesaplarını takip etmek için istenilen firmaların teker teker tanımlamak gerekir. Bunun için Yönetim Menüsü > Hesaplar > Hesaplar menüsünden Hesap Ekle linkine tıklanır.

  • Hesap Adı: Hesabı adının yazılacağı alandır. (Örneğin; Manav Firması Hesabı)
  • Hesap Şablonu: Firma Hesapları şablonu seçilir.

İlgili işlem tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna tıklanır. Bu işlem diğer firmalar içinde tekrarlanır.

Varlıkların Tanımlanması

Hesap Ekranı ve detaylar tanımlandıktan sonra firmalar için kullanılacak varlık tanımlamalarının yapılması gerekir.

Varlık Tipi Tanımlama

Firmaları için yeni bir Varlık Tipi tanımlaması yapmak için Yönetim Menüsü > Varlıklar > Varlık Tipleri menüsünden Varlık Tipi Ekle linkine tıklanır.

Genel Ayarlar sekmesi;

  • Adı: Varlık tipi adının yazılacağı alandır. (Örneğin; Firmalar)
  • Varlık Adı: Varlık adının yazılacağı alandır. (Örneğin; Firma)
  • Birincil Alan Adı: Bu alana Adı yazılır.
  • Depo Tipi: Depolar seçilir.

Özel Alanlar sekmesi;

Bu alanda firmalar için kayıt altına alınacak bilgiler için özel alanlar oluşturulur.

Hesap sekmesi;

  • Hesap Şablonu: Bu alanda Firma Hesapları şablonu seçilir.
  • Hesap İsmi Şablonu: Bu alana [Name]-[Telefon] yazılır.

İlgili işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna tıklanır.

Firma Varlıklarının Tanımlanması

Firma varlıklarının tanımlanması için Yönetim Menüsü > Varlıklar > Varlıklar menüsünden Varlık Ekle linkine tıklanır.

  • Varlık Tipi: Bir önceki adımda açılan varlık tipinin seçildiği alandır. (Firmalar)
  • Hesap: İlgili firma için açılan hesabın seçildiği alandır. (Kasap Firması Hesabı)

İlgili işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna tıklanır. Bu işlem diğer firmalar içinde yapılır.

Not: Yeni eklenecek firmalar için Varlık ve Hesap tanımlanmalıdır.

Varlık Tipinin Alım Belgeleri ile İlişkilendirilmesi

Depolara stok alırken tanımlanan varlık tipinin seçilebilmesi için alım belgesi içinde yapılması gereken değişikler vardır. Bunun için Yönetim Menüsü > Stok > Doküman Tipleri menüsünden yer alan alım fişi üzerine tıklanarak düzenleme sekmesi açılır.

Düzenleme ekranında yer alan;

  • Varlık Tipi: Firmalar şablonu seçilir.
  • Hesap Hareketi Tipi: Firmalara Borçlanma Hesabı Hareketi şablonu seçilir.

İlgili düzenlemeler tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna tıklanır.